SPOCS es una herramienta para la comunicación y optimización de procesos de servicio accesible a través de la Web, por tanto de acceso ubicuo, es decir, con independencia de la ubicación del usuario: el usuario sólo necesita de un PC con acceso a Web y de los permisos de acceso correspondientes.
Acceso único
Dispone de una base de datos de usuarios con la información de los distintos roles que realizan en el sistema de producción.
Los usuarios están agrupados por el proyecto con el que tienen alguna relación de actividad.
Los usuarios son agentes del sistema de producción, entendiendo como agente tanto a las personas que forman parte de la empresa de producción como a las personas que pertenecen a la entidad cliente.
La existencia de esta base de datos de usuarios permite el acceso único con independencia de los roles que desempeñen y facilitará el almacenamiento histórico.
Uso de conocimiento previo
La herramienta administra y proporciona conocimiento previo del sistema con la intención de asegurar la calidad de los procesos, permitir extracción de conocimiento implícito y facilitar la evolución del sistema.
Ese conocimiento previo se muestra a través de los activos documentales, el mapa de procesos, los expedientes documentales y el sistema de indicadores.
De ese modo, una persona responsable de la construcción de artefactos documentales puede disponer de activos para la construcción normalizada, conocimiento sobre los tipos de artefactos que debe construir así como protocolos de uso del artefacto.
Así pues, un jefe de proyecto dispone
del mapa de procesos que, como parte del modelo de producción de la empresa, debe utilizar en el desarrollo del proyecto,
del tipo de expedientes documentales que debe generar como entrega para el cliente y para el archivo de la empresa,
de un sistema de indicadores para la extracción de conocimiento sobre el desarrollo del proyecto.
Documento único
El sistema proporciona un almacén tanto para los activos documentales como para los artefactos documentales que se construyan en el desempeño de los procesos y dispone de una base de datos para almacenar información sobre los últimos con la intención de que se pueda expresar conocimiento.
En particular, la herramienta presenta información sobre los estados -versiones incluidas- que presenten los artefactos.
Los usuarios que tengan permiso podrán descargarse una copia de un documento para un uso privado así como acceder a
la traza de un artefacto documental,
al estado del expediente documental.
Uno de los objetivos principales del almacén y su gestión es garantizar el documento único en el sistema de producción.
Adaptabilidad, flexibilidad y versatilidad
La herramienta permite que un jefe de proyecto modifique los activos, el diagrama de estados y el sistema de indicadores con el objeto de
acomodarlos a las circunstancias particulares de su proyecto,
adaptarlos a los cambios exigidos por el cliente,
adaptarlos a los cambios internos de la empresa.
Comunicación colaborativa
A través de la herramienta los usuarios de un proyecto pueden enviarse comunicaciones
en relación al proyecto -convocatorias de reuniones, información relevante que existe en un sitio web, información de un video de interés para el proyecto,...-,
sobre los documentos que existen en el almacén -existencia de un acta para su aprobación, de un activo para el cumplimiento de una norma,...-.
El sistema proporciona una base de datos para el almacenamiento de las comunicaciones e información relevante sobre las mismas con la intención de expresar conocimiento de lo sucedido durante el desarrollo del proyecto y, en algunos casos, como muestra de alguna actuación.
Archivo histórico
La herramienta permite el almacenamiento histórico del conocimiento expresado en la misma durante el desarrollo del proyecto.
Extracción del conocimiento implícito
La herramienta proporciona funcionalidades para la extracción del conocimiento implícito. De especial interés son las presentadas a través del sistema de indicadores.
Todas ellas pueden utilizarse tanto en la información que represente la actualidad como en la que represente el pasado.
En cualquiera de los dos casos, las funcionalidades se presentan con la intención de que el conocimiento extraído pueda ser utilizado en la mejora de procesos.
