SPOCS

Scope - Tool

La herramienta SPOCS está construida de forma modular, contando con varios módulos entre los que destacan los siguientes:
Acceso y registro
Se encarga de permitir o denegar el acceso a la zona privada de la herramienta. Determina las responsabilidades del usuario y, en función de ello, presenta el entorno particularizado a sus responsabilidades.
Facilita el registro de nuevos usuarios en el sistema, así como la gestión de los mismos a los administradores de la herramienta.
Proyectos y clientes
Este módulo permite el registro y gestión de proyectos en el sistema, así como el de los usuarios participantes en los mismos y el rol que ejercen en cada uno de ellos.
Un rol es un conjunto de responsabilidades asignadas a un usuario para la realización de ciertas actividades en un proyecto. Para que un usuario pueda acceder a un proyecto es necesario que tenga asignado un rol.
Un proyecto estará siempre vinculado a una entidad cliente, objeto que también puede ser administrado desde este módulo.
El registro de los proyectos es realizado por el máximo responsable del sistema -en adelante MRS-, y su mantenimiento por el máximo responsable del proyecto -en adelante MRP o jefe de proyecto-.
Activos documentales
Un activo documental, como patrón de documento o descripción de normas o protocolos, es un documento que proporciona el sistema como ayuda a la construcción normalizada de artefactos documentales y a la gestión del expediente documental del proyecto. Los activos son construidos como ayuda a la mejora de los procesos.
El sistema proporciona un almacén para los activos documentales y una base de datos para almacenar información sobre los mismos.
La gestión del almacén así como de la información de los activos es realizada por el responsable MRS a través de este módulo.
Mapa de procesos de empresa
Un proceso es un conjunto de actividades realizadas por personas con cierta responsabilidad en el ámbito de la producción, actividades que, para su desarrollo pueden necesitar artefactos y que, como consecuencia de su desempeño, construirán artefactos.
En el caso que nos ocupa nos referimos a los procesos que necesitan o construyen artefactos documentales.
El mapa de procesos representa la secuenciación de ejecución de los procesos como actividades de la producción entendida, esta última, como proceso. Dicho mapa incorpora la información de los artefactos documentales de entrada y salida de los procesos representados.
Este módulo facilita la gestión de un mapa de procesos como parte del modelo de producción de la empresa. Dicho mapa es administrado por el responsable MRS.
Mapa de procesos de proyecto
Los responsables de cada proyecto pueden, a través de este módulo, particularizar el mapa de procesos a las características particulares del proyecto.
La adaptación puede realizarse en todo momento con la única condición de que no afecte a los procesos finalizados o en ejecución.
Expediente documental
La herramienta contempla la gestión de dos tipos de expedientes documentales: el interno que se almacenará como archivo de la ejecución del proyecto, y el externo que se entregará al cliente.
Como parte del modelo de producción, el responsable MRS podrá establecer el conjunto de artefactos que forman parte de cada uno de los expedientes.
Cada uno de los responsables MRP podrá particularizar los expedientes a las características particulares del proyecto.
Esta adaptación puede realizarse en todo momento con la única condición de que no afecte a los procesos finalizados o en ejecución.
Artefactos documentales
Un artefacto documental es un documento construido en el desempeño de un proceso. Cada uno de los artefactos es señalado por el proceso en cuyo desempeño ha sido construido.
El sistema proporciona un almacén para los artefactos documentales y una base de datos para almacenar información sobre los mismos.
Los artefactos son gestionados a través de este módulo por usuarios que tienen permiso para dicha actividad conocidos como administradores de artefactos.
Los artefactos pueden ser almacenados en el sistema con o sin control de versiones y su situación en el mismo es determinada a través de un diagrama compuesto por los siguientes estados: pendiente, aprobado, rechazado, publicado.
Un artefacto es considerado como 'pendiente' cuando se le han designado uno o varios usuarios responsables de su evaluación -aprobación o rechazo-. Una vez establecida una evaluación, el sistema la exigirá de todos y cada uno de los usuarios designados.
Comunicaciones
Una comunicación es una notificación que realiza un usuario a uno o más usuarios sobre los documentos -externos o del sistema-, u otros aspectos de interés para la gestión y desarrollo del proyecto.
Este módulo facilita la emisión de comunicaciones por parte de los usuarios de cada uno de los proyectos, siendo la administración de una comunicación responsabilidad de su comunicante.
Para que se pueda realizar una comunicación de un documento del sistema, el comunicante deberá tener permiso de acceso a dicho documento.
La herramienta permite a todo comunicante la creación de grupos de usuarios para el envío de comunicaciones.
Sistema de indicadores
Un indicador es una información que señala algún aspecto cualitativo o cuantitativo del sistema.
Un indicador puede ser primitivo, cuando toma valores directamente del sistema, y derivado cuando se calcula mediante una expresión aritmética a partir de otros indicadores.
A través de este módulo, se podrán construir expresiones para la definición de indicadores derivados. Los indicadores primitivos serán proporcionados por el sistema.
Un indicador derivado puede ser definido por el responsable MRS y, en ese caso, estará disponible para todos los responsables MRP. Del mismo modo, los responsables MRP pueden definir también sus propios indicadores derivados.

 


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